CiviCRM LeSNAC

Passage à la version 4.6.4 de CiviCRM

Posté par francois le 5 Juillet 2015 - 5:01
Le dimanche 6 juillet 2015, le système de gestion des informations du SNAC à été mis à niveau à la toute dernière version du logiciel CiviCRM. 4.6.4 civicrm Cette nouvelle version inclus, entre autre, deux fonctions très utiles: - Les tests A/B pour tester les envois massif. - La gestions des activités récurrentes

CiviCon 2014 pour les gens curieux

Posté par francois le 11 Novembre 2014 - 7:59
La grande conférence CiviCon ce tient deux fois par année. La plus récente fut le CiviCon London 2014 au mois de septembre dernier. CiviCon2014 Pus ceux et celles qui désirent en apprendre plus sur CiviCRM, plusieurs des présentations sont maintenant disponbiles sur le web:

CiviCon London 2014 Webcasts

Importante mise à niveau de CiviCRM (version 4.5.0)

Posté par francois le 21 Septembre 2014 - 5:40
Le dimanche 21 sept 2014, le système de gestion des informations du SNAC à été mis à niveau à la toute dernière version du logiciel CiviCRM. civicrm La version 4.5.0 améliore plusieurs des fonctions les plus utilisés et va rendre le travail encore plus agréable pour les employés et les bénévoles. Voici un exemple : Fonction de recherche qui présente les choix de façon beaucoup plus complète et donc plus facile à utiliser. (à gauche l'ancienne version, à droite la nouvelle) Recherche avec CiviCRM 45.0  

Dépannage alimenaire : Première utilisation de CiviCRM

Posté par francois le 21 Septembre 2014 - 5:06
Les vendredi 19 et mercredi 24 septembre, nous avons commencé à tester le système pour la gestion des inscriptions des participants aux dépannages alimentaires. Cette première expérience nous a permis d'identifier certains correctifs à mettre en place avant  d'utiliser pleinement le nouveau système.  Malgré quelques ratés, les personnes impliquées ont pu constater que le nouveau système est plus rapide et significativement plus facile à utiliser. Les capacités de mettre à jour rapidement les fiches de participants et à produire des rapports (même en cours d'activité) sont des améliorations  majeures qui vont rendre le travail beaucoup plus efficace et rapide. La mise en fonction de l'ensemble du système pour les dépannages devrait se faire vers la mi-octobre Prochaines étapes:
  1. La formation des bénévoles pour les dépannages du mercredi et du jeudi.
  2. Création/modification de rapports pour répondre aux besoins du SNAC

CiviVolunteer pour le Magasin Partage

Posté par francois le 3 Décembre 2013 - 5:01
Suite à une collaboration étroite avec les développeurs du système CiviVolunteer, nous avons pu faire modifier le système et le rendre utilisable pour la gestion des bénévoles du Magasin Partage de Noël 2013. Il reste encore certaines fonctions a finaliser et/ou a corriger mais le module (version 1.2) est maintenant fonctionnel et est utilisé pour planifier le travail des bénévoles pour le MP Noël 2013.  

Module de gestion des bénévoles

Posté par francois le 15 Novembre 2013 - 4:39
Suite à une mise-à-niveau (version 4.4.1) de CiviCRM, nous pouvons maintenant installer une des fonctions les plus attendue; la gestion des assignation de bénévoles pour les activités du SNAC. Comme nous entrons dans la période la plus fébrile de la préparation du Magasin Partage de Noël, cette nouvelle fonctionnalité sera des plus utile. Nous avons mis en place le module facultatif "CiviVolunteer version 1.1" et avons commencé à le tester. Ce module permet de définir les besoin en heures de bénévolat pour un évènement (activité), de publiciser ces besoin puis d'assigner des bénévoles aux différentes tâches à accomplir.   Les résultats de nos premiers tests sont généralement positifs mais nous avons relevé plusieurs problèmes (ce qui est normal avec un tout nouveaux module). Certains de ses problèmes rendent le module, dans sa version actuelle, peu pratique pour le SNAC. Un premier problème est que le module ne fonctionne que si le système en entier est opéré en langue anglaise. Le principal problème est causé par une approche visuelle (écran de saisie des données) qui n'est pas adapté à de grandes activités comme le Magasin partage. Dans sa forme actuelle, le module CiviVolunteer, est conçu pour la gestion de petit groupe de bénévoles assigné a un petit nombre de tâches. Second problème; les rapports généré ne sont pas adaptés, ou facilement adaptables, à nos besoins. Nous allons contacter les responsables du projet CiviVolunteer pour voir, avec eux, si des modifications sont possible dans les prochains jours.

Sept & Oct - beaucoup de changements

Posté par francois le 5 Novembre 2013 - 2:23
Plusieurs changements en septembre et octobre. Suite au constat de plusieurs problèmes de réseau, le système as été déplacé sur un nouveau serveur, chez un nouveau fournisseur d'hébergement. Le fournisseur choisit est VPS.net et nous avons été impressionné par la qualité et la rapidité du service qu'ils nous offre pour supporter notre serveur. CiviCRM44 Autre changement notable, deux mise-à-niveau importantes; Nous avons profité du déménagement du système pour passer à la version 3.7.1 de Wordpress et surtout à la version 4.4 de CiviCRM. Cette nouvelle version nous offre plusieurs améliorations qui seront très appréciés dans le cadre des activités du SNAC: 1- Des fonctions de recherches beaucoup plus rapides. 2- La possibilité de produire des cocardes sur-mesure pour les activités 3- Un nouveau module de planification et de rapport pour le travail des bénévoles par activités. (ce module est en cours de configuration) 4- La possibilité de produire un calendrier des activités à venir et de le publier sur le web  

La nouvelle info-lettre du SNAC produite avec CiViCRM

Posté par francois le 1 Octobre 2013 - 3:00
C'est avec fierté que nous avons publié et distribué la toute nouvelle info-lettre du SNAC. Info-Lettre du SNAC Publié mensuellement, cette info-lettre permettra au SNAC de mieux informer les participants, les bénévoles et les nombreux amis de l'organisme sur les activités du mois à venir et sur le résultat de celles du mois précédent. L'utilisation des listes informatisés dans CiviCRM nous permet une distribution efficace et rapide de ce nouvel outil d'information. La base de donné étant maintenue à jour dans le cadre des activités du SNAC, nous n'avons pas a maintenir une liste de distribution séparé pour l'info-lettre; le système nous la produit à la demande et en toujours à jour. Dans les prochains mois, nous ajouterons une fonction qui permettra à des gens/organismes/service de s’inscrire sur la liste de distribution de l'Info-Lettre à partir du site web du SNAC.

Importation des données des participants - phase 1

Posté par francois le 1 Juillet 2013 - 17:36
Ouf.... tout un travail. Presque 3 jours pour bien préparer, planifier et exécuter cette migration de données cruciales pour le SNAC. Le premier défi était de passer d'un modèle d'organisation des informations, centré sur les familles (hérité de l'activité "Magasin partage") pour transposer le tout à un modèle centré sur les individus. Comme plusieurs des autres activités du SNAC s'adressent aux personnes, le fait de gérer par "cellule familiale" causait parfois de sérieux problème et ouvrait la porte à certains abus (double inscription sous les noms des deux conjoints par exemple). Le passage a CiviCRM, qui est un système qui gère des individus était une belle occasion de faire le ménage dans nos listes. Il était, bien sur, important de pouvoir continuer de suivre les familles comme groupe. CiviCRM nous permet de le faire facilement en introduisant la notion de "Ménage" (Household en anglais). Ce type de regroupement de personnes est pleinement défini dans le système et facilite grandement l'organisation des communications et des inscriptions par familles. Du côté plus technique, notre liste des participants était maintenue dans une base de données Lotus Notes, ce qui rendait l'extraction des données très simple et efficace. Notre plus grand défi fut le "nettoyage" des informations qui étaient souvent incomplètes ou dans un format non-conforme (par exemple des commentaires placés dans un champ réservé à une date). Heureusement, la facilité d'extraction des données en Lotus Notes, combiné aux excellentes fonctions d'importation de CiviCRM nous ont grandement simplifié la vie. CiviCRM nous produisait rapidement une liste des fiches contenant des informations à corriger dans Lotus Notes avant de produire un nouveau fichier d'extraction. Ce qui nous a demandé le plus de temps, mais c'était prévu, fut le fractionnement des fiches familiales en fiches d'individus. Ainsi, une seule fiche en Lotus Notes pouvait produire jusqu’à 10 fiches dans CiviCRM (Famille, Père, Mère et jusqu’à 7 enfants). Chacune des fiches originales devait donc être traitée 10 fois pour en extraire les informations et construire les fichiers d'extraction. Les étapes de transfert se résument donc ainsi:
  1. Extraction des nom de famille (formatés pour les rendre unique par l'ajout du # de membre)
  2. Création des "Ménages" dans CiviCRM par importation de la liste des familles
  3. Extraction des informations sur les chef de famille (participant principal)
  4. Création des fiches individuelles et association avec un "Ménage" existant
  5. Extraction des information sur les conjoints
  6. Création des fiches individuelles et association avec un "Ménage" existant
  7. Extraction des fiches des enfants
  8. Création des fiches individuelles et association avec un "Ménage" existant
  9. Répéter les points 7 et 8 sept fois.
Tous les travaux ont été exécutés sur le serveur de test. Dans les prochains jours nous allons vérifier les données et nous assurer que tout est OK pour procéder a l'importation dans le système principal. Les premiers test (sommaires) semblent indiquer que tout est en ordre. Nous avons extrait de Lotus Notes puis injecté dans CiviCRM:
  • 1417 familles sans enfants
  • 1179 familles ayant 1 enfant
  • 670 familles ayant 2 enfants
  • 286 familles ayant 3 enfants
  • 96 familles ayant 4 enfants
  • 28 familles ayant 5 enfants
  • 10 familles ayant 6 enfants
  • 3 familles ayant 7 enfants
Pour un total de :
  • 2596 familles
  • 5821 participants
L'importation des participants dans le système principal est prévu pour la fin de la semaine.